Transformation digitale : l’importance de la dématérialisation des documents RH en 2022

La transformation digitale des entreprises est un sujet qui a pris de l’ampleur ces dernières années : elle concerne tous les secteurs et tous les services. Les RH font partie de ceux pour qui la dématérialisation des documents est actuellement au cœur des enjeux.

Depuis le début de la crise sanitaire liée au covid-19, les habitudes des salariés de centaines de millions d’entreprises à travers le monde ont bien changé. Le télétravail s’est invité dans le quotidien et, avec lui, il a fallu repenser la manière de communiquer et d’échanger des informations essentielles au bon fonctionnement des activités. Difficile, aujourd’hui, d’imaginer un retour aux documents en version papier : l’heure est au dématérialisé. Un constat qui motive les entreprises à accélérer leur transformation digitale pour répondre aux besoins de leurs salariés, mais aussi des enjeux sociétaux en général.

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Dématérialisation des documents RH : un enjeu pour les entreprises

Le secteur des ressources humaines (RH) est l’un des plus concernés par la problématique de la dématérialisation des documents. Au plus fort de la crise sanitaire, alors que le télétravail était devenu la norme, certaines entreprises ont dû s’adapter de manière agile pour distribuer les bulletins de paie de leurs salariés au format numérique, faire signer des contrats de manière électronique, ou encore gérer les données du personnel à distance.

Cette transformation s’est parfois faite dans l’urgence : en juin 2020, un sondage Opinionway mettait en avant que 60% des personnes interrogées estimaient que la pandémie mondiale avait accéléré la mise en place d’outils digitaux au sein des entreprises. Cependant, elle a aussi été bénéfique dans bien des cas : en mars 2021, un autre sondage Opinionway révélait que 41% des dirigeants de TPE estimaient que la digitalisation avait permis la croissance de leur activité.

La dématérialisation des documents offre un gain de productivité grâce à l’automatisation de certaines tâches, mais aussi une réduction des coûts : elle génère moins d’impressions et moins d’utilisation de consommables. Elle contribue également à renforcer la politique RSE des entreprises, en limitant leur empreinte carbone et en favorisant l’inclusion numérique.

Les salariés favorables à la dématérialisation des documents

Le Baromètre de la dématérialisation du bulletin de paie 2021 réalisé par Digiposte souligne qu’en France, 42% des actifs reçoivent aujourd’hui leur bulletin de paie au format numérique. 33% le reçoivent en main propre au bureau, et 26% par courrier, preuve qu’il y a encore une vaste marge de progression.

Les salariés se révèlent majoritairement favorables à la dématérialisation de tels documents : 47% saluent la facilité d’accès, 40% évoquent la diminution du risque lié à la perte de documents importants, 40% apprécient le gain de place et de praticité et 46% estiment que cela contribue à la modernisation de l’entreprise. Des chiffres qui ne trompent pas.

Le coffre-fort numérique au coeur de l’expérience

Si le bulletin de paie est très souvent évoqué comme étant l’un des principaux documents dématérialisés par les RH, ce n’est pas le seul : les contrats de travail, les avenants et autres communications internes le sont de plus en plus. Cela incite les entreprises à se tourner vers un coffre-fort numérique permettant aux salariés d’archiver et de consulter ces documents en ligne, de manière totalement sécurisée.

C’est ce que propose Digiposte Access, une plateforme digitale qui permet aux RH de gérer de manière autonome la dématérialisation et l’envoi des documents. Digiposte Access propose des solutions qui sont accessibles pour tous, y compris pour les TPE, PME. DGP Access est spécifiquement adaptée aux TPE-PME avec une solution clé en main, simple à utiliser, utilisable 100% en ligne.. Cette solution offre également des fonctionnalités utiles, comme la signature électronique ou un système d’identification à double facteur. Entièrement sécurisée et indépendante, cette solution 100% française est aussi bien utile à l’employeur qu’au salarié, qui possède un accès unique et confidentiel à l’intégralité des documents qui sont stockés au sein de son coffre-fort électronique.

Digiposte Access se positionne comme une porte d’entrée clé en main vers la transformation digitale de l’entreprise, grâce à des outils performants pour les RH, et un accès intuitif pour le collaborateur. 94% des utilisateurs de la plateforme se disent satisfaits de leur expérience avec Digiposte Access : de quoi motiver les entreprises à s’y intéresser dès à présent pour la dématérialisation de leurs documents.

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