Dématérialisation RH : les clés de la réussite d’un déploiement pour votre entreprise

Dématérialiser les documents RH d’une entreprise peut s’avérer particulièrement bénéfique pour cette dernière. Mais il est nécessaire d’amorcer correctement cette démarche pour que tout le monde puisse bénéficier au mieux de ses avantages.

La dématérialisation des documents liés aux ressources humaines s’est considérablement accélérée dans les entreprises durant la crise sanitaire : en l’espace de trois ans, la digitalisation des bulletins de paie a plus que doublé. Selon le Baromètre de la dématérialisation RH réalisé par Digiposte en juillet 2021, 42% des actifs français recevaient leur bulletin de salaire au format numérique l’année dernière : on peut imaginer sans peine que ce pourcentage a, depuis, continué d’évoluer à la hausse, puisqu’il n’était que de 19% en 2019.

Découvrez le libre blanc !

Profitez du livre blanc Digiposte !

C'est le moment de découvrir ce que souhaites les salariés en ce qui concerne la dématérialisation

Je découvre

Il faut ajouter à cela que parmi les collaborateurs le recevant soit en main propre (33%) ou par courrier papier (26%), 69% se disaient tout à fait d’accord pour recevoir leur bulletin de paie au format numérique. Pour beaucoup d’entreprises, ce constat peut être considéré comme le signe attendu pour accélérer la transformation digitale des RH.

Dématérialisation des documents : l’art d’accompagner les salariés

Si la dématérialisation de documents RH comme le bulletin de salaire, le contrat de travail ou encore le bilan annuel est généralement bien acceptée par les collaborateurs, il convient de les informer et de les accompagner dans la mise en place de cette démarche.

En effet, les questions qui l’entourent sont encore nombreuses, notamment en ce qui concerne la disponibilité des documents. Il doit être possible d’y accéder pendant une durée de 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Par ailleurs, la loi oblige à informer l’employé au moins 30 jours avant le début de la dématérialisation des bulletins de paie, pour lui permettre de s’y opposer s’il le souhaite.

Il faut également proposer une solution sécurisée, confidentielle et facile d’accès. Dans cette optique, on comprend vite qu’envoyer un bulletin de salaire par email n’est pas aussi sécurisé que nécessaire, et pas suffisamment pérenne. Il convient donc de se tourner vers une plateforme parfaitement adaptée à la situation, comme celle de Digiposte.

Choisissez un outil complet et sécurisé pour votre transformation digitale

Digiposte se présente comme une solution fiable, accessible et sécurisée pour la dématérialisation des documents RH. La plateforme prend la forme d’un coffre-fort numérique dans lequel il est possible de stocker des fichiers numériques importants, accessibles en permanence via un compte protégé. Le service de Digiposte est conforme au RGPD et les données sont intégralement hébergées en France, ce qui renforce la confiance que l’utilisateur peut avoir en ce service.

Découvrez le livre blanc proposé par Digiposte

La sécurité des données est très importante, mais l’accès facilité aux fichiers est également essentiel. Digiposte a travaillé son interface pour la rendre intuitive et adaptée à tous les utilisateurs, notamment grâce à des fonctions d’accessibilité. Il est possible d’accéder au coffre-fort numérique depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette, notamment grâce à la mise à disposition d’une application mobile. Cette dernière dispose d’un mode sombre permettant d’optimiser le contraste, d’améliorer le confort de lecture et de réduire la fatigue oculaire. Des propositions qui vont dans le sens d’une meilleure inclusion numérique.

Dématérialiser les documents RH, un atout pour toute l’entreprise

Si la dématérialisation des documents RH n’a que des avantages pour les salariés, elle en a aussi pour l’entreprise en général. Cette dernière peut réduire ses frais généraux en limitant les besoins d’impression et d’expédition de documents papier, mais aussi profiter d’un gain de productivité de son service dédié aux ressources humaines, qui peut automatiser certaines tâches. Par ailleurs, la dématérialisation permet d’actualiser rapidement les documents concernés, ce qui limite les risques d’erreurs liées à des fichiers obsolètes.

Découvrez le livre blanc proposé par Digiposte

Les raisons d’amorcer sans plus attendre la dématérialisation des documents en entreprise ne manquent pas. Digiposte peut vous accompagner dans cette démarche sans plus attendre, pour vous faciliter sa mise en place auprès de l’ensemble de vos collaborateurs.

Ce contenu a été réalisé en partenariat avec Digiposte. La rédaction de BFMTV n’a pas participé à la réalisation de ce contenu. BFMTV est susceptible de percevoir une rémunération lorsqu’un de nos lecteurs procède à un achat via les liens intégrés dans cet article.

En partenariat avec Digiposte