Dématérialisation en entreprise : TPE, PME, grands groupes… tirez-en parti !

La transformation digitale ne concerne pas que les grandes entreprises : les TPE et les PME ont également de nombreux avantages à en tirer. La dématérialisation des documents est particulièrement accessible, grâce à des outils adaptés.

Si certaines entreprises ont démarré, voire totalement opéré leur transformation digitale il y a plusieurs années, d’autres ont dû se lancer dans une certaine urgence, en pleine crise sanitaire. Certaines d’entre elles ont pu constater deux choses : la première, c’est que la dématérialisation de leurs documents pouvait se faire de manière fluide, en se tournant vers des solutions logicielles capables de s’adapter à l’échelle de l’entreprise. La seconde, c’est que les bénéfices d’une transformation digitale sont très rapides à percevoir : ils sont à la fois économiques et écologiques, et vecteurs d’une productivité accrue. L’essentiel est d’amorcer cette transformation en partant sur de bonnes bases.

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Le bulletin de salaire, le début de la dématérialisation des documents RH

La transformation numérique n’est pas une démarche nouvelle dans l’Hexagone : une enquête menée par l’institut d’études sectorielles Xerfi Precepta montre que la dématérialisation des entreprises françaises croît, en moyenne, de 6% chaque année depuis 2008. Cette démarche commence bien souvent par la disparition de la version papier d’un document bien connu des RH : le bulletin de salaire.

Aujourd’hui, 42% des salariés français au global reçoivent leur bulletin de salaire en version dématérialisée. Ils sont 61% dans les grandes entreprises, mais seulement 33% dans les TPE/PME. Les petites entreprises peinent encore, dans de nombreux cas, à adopter le virage concret du numérique. Pourtant, les salariés sont prêts : selon une étude menée par Digiposte, 71% de ceux qui ne reçoivent pas encore leur bulletin de paie en version numérique déclarent qu’ils seraient intéressés si leur employé le leur proposait. De quoi donner matière à penser aux entreprises qui hésitent ou ne savent pas par où commencer.

Les avantages de la dématérialisation pour votre service RH

Utiliser les ressources humaines comme une porte d’entrée vers une transformation digitale n’a que des avantages. Tout d’abord, les documents transmis par ce service sont connus de tous : il y a le bulletin de paie, mais aussi le contrat de travail, l’avenant, le bilan d’évaluation annuel, le relevé de mutuel… Les salariés les identifient rapidement et ils peuvent avoir un intérêt concret à pouvoir les récupérer facilement, dans un coffre-fort numérique sécurisé, tel que celui proposé par Digiposte Access.

Pour les RH, la dématérialisation des documents offre la possibilité d’optimiser les processus internes, en automatisant leur envoi au format numérique et en s’assurant, en un clic, que tous les salariés reçoivent correctement les informations qui les concernent. C’est aussi une réduction importante des coûts, induite par le gain de temps, mais aussi par l’absence d’impression et de mise sous pli. La réception rapide de documents de forte valeur par les salariés contribue également à renforcer la confiance dans l’entreprise : 46% des personnes interrogées dans le cadre de l’étude Digiposte estiment que cela donne une image plus moderne de leur employeur.

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Dématérialisation des documents RH : une démarche RSE !

Enfin, la mise en place et l’utilisation du coffre-fort électronique Digiposte contribuent à renforcer la Responsabilité sociétale des entreprises (RSE). Cette démarche désigne l’ensemble des pratiques mises en place pour renforcer l’impact social, environnemental et économique d’une organisation professionnelle.

Le coffre-fort numérique y répond sur tous les fronts. Tout d’abord, une solution comme celle de Digiposte est accessible à tous, facilement. Elle contribue à accompagner les salariés dans la digitalisation de leurs démarches professionnelles : elle joue non seulement un rôle sociétal, mais contribue aussi à l’inclusion numérique.

Elle a également un impact positif sur les questions environnementales, puisqu’elle réduit sensiblement l’utilisation du format papier et de tout ce qu’implique une impression massive de documents. De fait, elle aide l’entreprise à réduire considérablement son empreinte carbone. Tout ceci est intimement lié à l’impact économique qu’elle peut avoir sur les comptes, quelle que soit la taille de l’entreprise concernée.

La dématérialisation numérique est une démarche écoresponsable, résolument dans l’air du temps. Passer par la porte des RH pour l’amorcer se présente comme une solution accessible, et à forte valeur ajoutée. Il ne reste donc plus aux entreprises qu’à sauter le pas dans la bonne direction.

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