6 conseils pour en finir avec l'angoisse d'une boite mail qui déborde

Pour éviter de crouler sous les courriels professionnels et de stresser de ne pas avoir le temps de tous les traiter, un peu d'inspiration pour vos bonnes résolutions numériques.

La crainte de recevoir des tonnes de mails et de laisser passer dans le flot ceux qui demandent une réponse urgente est le quotidien de bon nombre d’entre nous. Et un facteur de stress considérable, qui peut être réduit. Les six conseils d’une coach en gestion de l’information.

1- Faire un tri régulier des abonnements

D’abord, désabonnez-vous toutes les newsletter et mailing list que vous supprimez de toutes façons d'office. "Un tri régulier, au gré des changements de missions, et un nouveau paramétrage de sa boite mails tous les deux, trois mois est nécessaire", recommande Caroline Sauvajol-Rialland, coach et fondatrice de So Comment, cabinet conseil en gestion de l'information.

2- Cibler cinq interlocuteurs clés

Vous pouvez paramétrer votre messagerie pour accepter que cinq personnes, -manager direct, chef de projet, client, etc.- puisse "vous déranger", en fonction des missions en court et de vos projets professionnels: si vous venez d’arriver, mieux vaut répondre rapidement aux sollicitations de votre N+1. Quand ces interlocuteurs privilégiés vous envoient un courriel, il apparaît d’une couleur distincte ou avec une sonnerie.

3- Ne pas traiter ses mails toute la journée

Pour les autres, ne traitez pas vos courriels au fil de l’eau car le temps pour se concentrer sur la tâche laissée en friche par l’arrivée d’un message électronique est considérable, vous perdez en productivité. Bien souvent, la réponse peut attendre.

Fixez-vous des plages horaires pour vous en occuper, comme 1h en arrivant le matin, 1h vers midi et 1h en fin d’après-midi, par exemple. Pour éviter toute tentation, libérez-vous de la fenêtre pop up qui s’affiche avec une sonnerie à la réception du moindre mail.

4-Inclure dans l’objet l'objectif de communication

La méthode, un brin militaire au premier abord, offre un gain de temps considérable une fois généralisée dans le service, voire l’entreprise. Précisez dans l’objet du mail "AR" pour action requise avec le thème, par exemple : "AR : report de la réunion". "RR" pour réponse requise, "LR" pour lecture requise simplement et "PI" pour votre information. Cela facilite le tri et vous aide à mettre des priorités sur le traitement des courriels.

5- Eviter les personnes en copie à tout prix

Les boucles de mails avec vingt personnes en copie, qui ne savent pas si elles sont censées répondre ou non, constituent une vrai piège. Cela ouvre la porte à une spirale inflationniste de courriels. Au manager de montrer l’exemple en exigeant d’être mis en copie uniquement quand cela s’avère nécessaire.

6- Fixer des réunions pour répondre aux questions

Par ailleurs, "les gens se permettent parfois des mises en cause de collègues par écrit qu’ils ne s’autoriseraient pas à l’oral. Au manager de fixer directement les limites en proposant de mettre le sujet à l’ordre du jour de la prochaine réunion, cela réduit de moitié les mails reçus dans le service", assure Caroline Sauvajol-Rialland, auteur de Infobésité, comprendre et maîtriser la déferlante d’informations (Editions Vuibert, 2013). Sans sombrer non plus dans la réunionite.

Rozenn Le Saint