La gestion et l’optimisation des espaces au service de l’entreprise

[CONTENU PARTENAIRE] L’épidémie de Covid a sans conteste bouleversé le monde de l’entreprise et l’organisation du travail. Entre essor du télétravail, digitalisation croissante des processus RH et développement de modes hybrides, la question de la gestion et de l’optimisation des espaces en entreprise est désormais incontournable. Pour conseiller et accompagner les employeurs dans cette démarche de flex office, le groupe Business At Work propose une solution de space management baptisée Envea. Sébastien Maire, directeur associé chez Business At Work, et Jean-François Plusquellec, responsable produit de Envea, répondent à nos questions.

Quels sont les principaux objectifs d’Envea ?

Nous sommes partis d’un constat, celui de l’évolution des modes de travail ces dernières années, exacerbée par la crise sanitaire. Les modèles hybrides se développent de plus en plus, la question de la qualité de vie au travail est désormais primordiale et le flex office représente l’une des réponses à ces nouvelles problématiques.

Ces changements impliquent une gestion optimisée des espaces de travail, de l’immobilier d’une entreprise et donc de l’accueil des salariés. C’est pourquoi, le groupe Business At Work, entreprise de service numérique qui mixe des compétences technologiques et des compétences métiers, a développé une solution dédiée, grâce à sa filiale Envea, acquise en 2020.

Le space management concerne plusieurs échelons au sein de l’entreprise…

Oui, notre travail est d’articuler au mieux les attentes de la direction financière, des services généraux et des ressources humaines.

La direction financière gère les capacités immobilières, le parc des locaux plus ou moins vastes selon les groupes, et donc les coûts, les baux, etc. Nous travaillons essentiellement avec des groupes du CAC 40, qui comptent au minimum 500 collaborateurs et possèdent en général plusieurs bâtiments.

Les services généraux ont la charge des locaux et de leur entretien, de la proportion attribuée aux collaborateurs et aux bureaux, mais aussi de l'expérience des salariés. Aujourd’hui, il faut savoir être attractif afin que ses équipes aient envie de venir au bureau. C’est pourquoi nous comptons sur le sentiment collaboratif pour la mise en place du modèle d’organisation, afin de répondre aux attentes du salarié.

Et enfin, nous travaillons avec les RH bien sûr, chargées de développer des politiques internes de travail hybride ou de flex office.

Comment fonctionne cette solution ?

Envea accompagne ses clients dans ce mouvement pour que cela soit simple et structuré. Nous avons donc développé une application, sur laquelle tous les bureaux affectés au flex office sont visibles, site par site. Le collaborateur se connecte, a accès à un calendrier et effectue une réservation, comme pour un train ou une chambre d'hôtel. Il précise s’il a besoin d’un bureau individuel, ou d’une salle de réunion, s’il veut être à proximité d’un collègue parce qu’ils travaillent ensemble, il renseigne le jour souhaité, l’horaire, voire une période plus longue, etc. Et pour que cela soit encore plus simple, la réservation peut également se faire instantanément. Notre solution permet donc de structurer cette flexibilité d’organisation, évite le stress des équipes et les déplacements inutiles.

Quels en sont les effets ?

Les effets sont bénéfiques rapidement. Envea permet de répondre à des problématiques de sur-capacité ou de sous-capacité d’hébergement des collaborateurs. Si une entreprise dispose d’espace en trop, qu’elle n’utilise plus car une partie des collaborateurs travaille à distance, elle peut réduire ses coûts. Au contraire, le flex office peut représenter un gain d’espace, avec des postes qui se libèrent et donc une capacité d’embauche supplémentaire pour la société. Ces deux mécaniques existent aujourd’hui.

De son côté, le salarié peut s’organiser comme il l’entend et il s’agit d’un souhait fort. Aujourd’hui, une entreprise qui recrute se doit de proposer le télétravail ou un mode d’organisation plus flexible. Notre solution est donc un facteur d’attractivité indéniable. Il permet aussi aux managers de proximité de mieux s’organiser, de conserver la cohésion en prévoyant des temps en commun afin que les équipes se retrouvent, car la relation humaine demeure indispensable.

Enfin, tout l’éco-système et les prestataires de l’entreprise profitent de notre solution de gestion, comme par exemple les cantines. En connaissant le nombre de salariés présents chaque jour, les services peuvent anticiper le nombre de repas à servir et donc éviter le gaspillage alimentaire. Même chose pour le nettoyage des locaux. Il y a donc une dimension écologique, grâce à l’optimisation des ressources.

Quelles sont les tendances ?

Le système se développe encore, même si on note un ralentissement ces derniers mois. Un temps d'adaptation est nécessaire, mais la mise en place du flex office va se poursuivre, car la jeune génération le réclame. Notre solution de gestion et d’optimisation est la réponse idéale à toutes les entreprises qui souhaitent une organisation simple, fluide et efficace.

Ce contenu a été réalisé avec SCRIBEO. La rédaction de BFMBUSINESS n'a pas participé à la réalisation de ce contenu.

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