Une Workplace de plus en plus digitalisée post-Covid

[CONTENU PARTENAIRE] La transformation digitale des espaces de travail en entreprise s’accélère. Le développement du télétravail y est d’ailleurs pour beaucoup. L’entreprise doit adapter ses espaces de travail pour répondre à ces nouveaux modes de travail hybrides (bureau/maison). La société wipple accompagne notamment les entreprises pour concevoir leur Hybrid Workplace. Ainsi, Wipple intègre des outils digitaux pour améliorer le confort et la productivité des collaborateurs au sein de la Workplace, qu’il s’agisse des espaces partagés comme les salles de réunion, ou des espaces individuels comme les postes de travail. Sébastien Mari, Directeur et fondateur de Wipple, nous explique les enjeux de cette digitalisation.

Quelles sont les prestations de Wipple ?

Je dirais que Wipple digitalise des salles de réunion pour les rendre plus efficaces. Il peut s’agir de salles de réunion très simples (salles de synchronisation, avec des écrans et des systèmes d’affichage sans fil) ou de salles aux usages très spécifiques, comme des salles de créativité, de gestion de crise, etc. Wipple « sort » aussi de la salle de réunion pour équiper plus largement le bâtiment, la Workplace. Nous installons par exemple des systèmes d’accueil digitalisés à l’entrée du bâtiment pour améliorer l’accueil des visiteurs. Nous proposons également des solutions d’affichage dynamique.

Enfin, quant aux espaces de travail, nous offrons la possibilité de réserver des salles de réunion ou des postes de travail.

Nous conseillons également nos clients sur les bons outils à mettre en œuvre au sein de leur Workplace. D’ailleurs, notre accompagnement des entreprises est multiple, puisque nous vendons des solutions digitales, nous les installons, nous guidons nos clients dans leur bonne utilisation, puis nos équipes techniques interviennent en cas de problème.

Comment la Workplace a-t-elle récemment été bouleversée ?

La transformation digitale des espaces de travail était déjà en cours, mais le contexte actuel en a accéléré le rythme. L’obligation de travailler depuis chez soi a aussi incité les collaborateurs à davantage collaborer à distance. C’est un gros changement, car les entreprises étaient jusqu’alors uniquement habituées à des logiciels de messagerie ou à des outils de visioconférence. La plupart des collaborateurs ont donc dû se familiariser en urgence avec plusieurs plateformes telles que Microsoft Teams, pour communiquer, collaborer sur des fichiers à distance, etc.

Ces plateformes sont devenues centrales. Et c’est un gros changement pour Wipple aussi. En effet, il y a quelques années, nous demandions à nos clients s’ils souhaitaient un vidéoprojecteur ou un écran, et maintenant, nous leur demandons s’ils sont sur Microsoft Teams ou sur Google Workspace. Wipple a donc basculé d’une logique audiovisuelle vers une logique IT.

Enfin, il est important de souligner que cette mutation va se maintenir. D’après plusieurs études françaises et étrangères, environ 80 % des collaborateurs souhaitent continuer à travailler depuis chez eux, même après un retour à la normale. Et en moyenne, les sondés espèrent télétravailler deux jours et demi par semaine une fois la pandémie passée.

Qu’est-ce que ça change dans l’organisation du travail ?

Ce développement du travail hybride crée des changements au sein des espaces immobiliers d’entreprise. Premièrement, plus le nombre de jours de home office sera ambitieux, moins la logique de maintenir un poste de travail affecté par collaborateur n’aura de sens. Pour autant, si une entreprise veut passer au flex-office, il est impératif de mettre en place des technologies de réservation, par exemple pour permettre aux collaborateurs de disposer d’un poste de travail quand ils se rendent au bureau.

Ensuite, même si le télétravail prend de l’ampleur, nous pensons aussi que venir au bureau restera dans les habitudes, car c’est là que l’on continuera de travailler mieux avec les autres. Les salariés réaliseront leurs tâches individuelles depuis chez eux, puis se rendront au bureau uniquement pour collaborer avec d’autres collègues.

D’après vous, quels sont alors les nouveaux enjeux de l’entreprise ?

Premièrement, l’entreprise doit adapter sa Workplace à ces nouveaux modes de collaboration. Elle doit dédier plus de mètres carrés à des espaces de réunion ou de collaboration afin de faciliter le travail d’équipe.

Les espaces et outils de travail collaboratifs devront aussi être compatibles avec une collaboration à distance. En effet, on peut facilement imaginer qu’à chaque réunion, au moins une personne restera chez elle, sera en déplacement ou même travaillera dans un tiers-lieu. Les salariés devront donc pouvoir travailler ensemble de façon efficace, qu’ils soient sur site ou à distance.

En outre, nous remarquons que la technologie liée au flex-office est amenée à devenir plus qu’un simple outil de réservation de poste de travail. En effet, lorsqu’une entreprise passe au flex-office, le taux d’incertitude grimpe chez les salariés. Ils craignent de ne pas trouver de poste de travail en arrivant, d’être loin des collègues, etc. De plus en plus d’outils de flex-office indiquent maintenant au collaborateur où seront placés ses collègues, est-ce qu’ils seront présents, où est-ce qu’il y a des places disponibles, etc. À partir de ces informations, le salarié peut décider s’il vient au bureau ou s’il reste en télétravail.

En bref, il est essentiel que chacun retrouve des conditions aussi confortables que celles d’avant la Covid-19.

Enfin, ces nouvelles pratiques auront également des conséquences sur la direction de l’entreprise. L’un des enjeux sera de maintenir le sentiment d’appartenance qu’ils pouvaient avoir en travaillant en entreprise 5 jours sur 7.

Par exemple, les DRH devront identifier qui est en home office et combien de jours par semaine. Ils auront également besoin d’informations sur l’évolution du taux de télétravail, mais aussi sur le bien-être des collaborateurs.

Quant aux directeurs de l’immobilier, il sera important pour eux de savoir si les espaces aménagés sont suffisants, et comment ils sont utilisés : pas assez, trop, ou de manière équivalente. Ces renseignements leur seront utiles pour gérer l’évolution de leurs aménagements d’espace.

Au global, on se rend donc compte qu’un fort enjeu est celui de la data. Avant la pandémie, des entreprises nous demandaient déjà de placer des capteurs dans les espaces de travail pour comprendre ce qui s’y passe. Nous pensons que ces technologies seront de plus en plus nombreuses à l’avenir. C’est en effet en mesurant mieux qu’on décide mieux. Et que l’on crée une Hybrid Workplace efficace, sécurisée et appréciée des collaborateurs.

Ce contenua été réalisé avec SCRIBEO. La rédaction de BFMBUSINESS n'a pas participé à la réalisation de ce contenu

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