Pourquoi opter pour la fiche de paie en ligne ?

Si vous êtes employeur et souhaitez simplifier les démarches administratives quotidiennes de votre entreprise en les automatisant, sachez qu'il existe des plateformes dédiées. Ces plateformes proposent un accompagnement global pour se lancer dans les tâches en ligne de paie et de ressources humaines automatisées. Les fiches de paie imprimées et envoyées par voie postale ou remises en main propre appartiendront bientôt à une autre époque. En 2022, les start-up comme les grandes entreprises françaises digitalisent de plus en plus ces démarches et ces documents pour gagner du temps, réaliser des économies et adopter des gestes écoresponsables.

Un bon logiciel pour vos fiches de paie en ligne

La gestion des fiches de paie est une tâche complexe et parfois chronophage. En optant pour le bulletin de paie en ligne, les entreprises, en particulier les services RH, font le choix de simplifier leur quotidien et de gagner un temps précieux pour se concentrer sur d'autres priorités. Outre l'économie évidente de papier, la question est de trouver LA plateforme adéquate pour éditer ces documents confidentiels, mais aussi faciles d'utilisation pour les salariés qui devront y accéder.

Au-delà de la gestion de la paie, il est possible avec ce type d'outil automatisé de centraliser aussi d'autres éléments de ressources humaines complémentaires. Depuis la signature du contrat de travail jusqu'à la délivrance de la fiche de paie en passant par les demandes de congé, toutes ces démarches peuvent être gérées en ligne et sur la même plateforme.

Grâce à un système de démarches automatisées en ligne, tous les collaborateurs gagnent en indépendance. Lorsqu'il y a moins de supports pour transmettre une information, elle circule plus vite et la communication interne devient fluide et plus efficace. Aucune connaissance particulière en paie n'est nécessaire pour utiliser ces plateformes. Il suffit de suivre toutes les étapes et explications de mise en application, pas à pas, du logiciel de paie. Autre atout indéniable, ce type de solution en ligne se révèle très pratique pour archiver des documents sans s'encombrer de dossiers papier.

Faire appel à un prestataire de paie en ligne vous fait donc gagner en sérénité, décharge les équipes des ressources humaines d'une tâche fastidieuse et leur libère du temps pour d'autres missions du quotidien. Enfin, elle représente un véritable gain de temps pour des salariés qui bénéficient d'une fiche de paie claire et précise en plus d'être reçue rapidement. Si vous souhaitez opter pour la gestion en ligne de certaines démarches administratives pour votre entreprise, mais que vous ne savez pas comment procéder, n'hésitez pas à vous inscrire à des webinars dédiés, afin de comprendre au mieux tous les avantages de la dématérialisation des fiches de paie et ses mécanismes.

La fiche de paie en ligne permet d'éviter les erreurs, grâce à une visibilité en continu du document © @iStock

La législation sur les fiches de paie en ligne

Comme l'indique le site du Service Public, la dématérialisation de la fiche de paie est désormais devenue une norme alors que le format papier est devenu une exception depuis 2017. Aujourd'hui, l'obligation de l'employeur est simplement d'indiquer au salarié sous quelle forme la fiche est disponible, une fois éditée. Avec l'appui d'un prestataire de paie, les bulletins sont mis à jour en temps réel après l'ajout d'éventuelles variables de paie.

Cet outil permet d'éviter les erreurs, grâce à une visibilité en continu du document. La sécurité des données des utilisateurs est également au cœur des préoccupations. Un logiciel qui détient des informations aussi confidentielles se doit d'être fiable et de passer par des outils numériques performants, comme un cloud sécurisé ou un coffre-fort numérique, pour accéder aux bulletins de paie.

Cela n'a pas toujours été le cas dans l'histoire de l'Entreprise en France, mais désormais, un double des fiches de paie doit impérativement être gardé, au moins 5 ans, par l'employeur lui-même, en ligne ou sur papier. Dans le cas des bulletins de paie dématérialisés, l'employeur doit ainsi les rendre disponibles à ses salariés et les conserver pendant 50 ans.

Lors d'un contrôle classique de l'Inspection du Travail dans une entreprise, tout manquement à l'obligation de conservation des bulletins de paie par l'employeur constitue une faute sanctionnée d'une amende d'un montant de 450 euros. Dématérialiser les fiches de paie et faire appel à un logiciel de gestion en ligne est un véritable gain de temps, d'argent et décharge les ressources humaines de toutes ces tâches chronophages. Pour rendre accessible ce document confidentiel à tous les salariés et de façon sécurisée, rien de tel qu'une solution de gestion administrative en ligne.

La rédaction de BFMTV n'a pas participé à la réalisation de ce contenu.

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