Comment réduire les frais de déplacements professionnels ?

À la suite de la pandémie de Covid-19, les entreprises ont revu leurs manières de penser et gérer les voyages d’affaires. En effet, ce contexte inédit les a mis face à de nouveaux défis, intensifiant notamment le suivi et la gestion des dépenses des collaborateurs. Elles recherchent ainsi des solutions permettant, entre autres, d’effectuer des économies tout en facilitant l’organisation des déplacements professionnels. Un système de gestion globale est une réponse directe à ces problématiques.

S’il n’a jamais été aussi simple de se déplacer dans le monde et de réserver des billets et des nuits d’hôtel en quelques clics, dans le cadre professionnel les gestionnaires de voyage et les employés sont confrontés à une réalité plus complexe. Pour cause, il existe une multitude de systèmes de gestion et de sources pour organiser des voyages d’affaires, rendant le processus long et fastidieux. À titre d’exemple, les modèles existants n’incluent pas la possibilité d’effectuer des réservations hors plateformes, de visualiser les économies réalisées ou encore proposer des résultats suffisamment pertinents qui tiennent compte des politiques de voyage des entreprises. Pour ces raisons, elles sont déjà 92 % à utiliser les OBT, (Online Booking Tool) c’est-à-dire des outils de réservation en ligne (1) qui permettent de centraliser et rationaliser des offres pertinentes, de gagner en productivité et enfin, de réaliser des économies sur les déplacements et les hébergements professionnels grâce à une gestion globale simplifiée.

Des coûts de déplacements professionnels aux frais des collaborateurs

Dans les faits, beaucoup d’entreprises n’ont pas encore adopté ce type d’outil innovant qui pourraient pourtant leur faire gagner du temps et de l’argent. À cela s’ajoute l’impact sur les collaborateurs, premiers concernés par les dépenses relatives à leur voyage d’affaires. En effet, aujourd’hui, pour faire des économies, ils doivent :

• Comparer eux-mêmes, ou depuis des comparateurs en ligne, les offres des différents sites pour réserver un vol, un billet de train, un taxi ou une voiture de location ainsi que des nuits d’hôtel.
• Vérifier que ces réservations respectent la charte de voyage propre à leur entreprise. Ou encore prendre en compte les programmes de fidélités aériens réservés aux sociétés pour bénéficier des points de fidélité et des options à prix réduits.
• Examiner s’il y a des coûts additionnels comme des taxes et des frais optionnels, qui ne sont pas toujours explicitement indiqués.

Ces étapes sont particulièrement chronophages et peuvent générer une insatisfaction justifiée si les collaborateurs sont amenés à avancer leurs frais de déplacement professionnel et attendre les remboursements.

BusinessToGo : une gestion globale de voyages d’affaires pour réaliser des économies

Récemment lancée en France, la plateforme BusinessToGo est un projet développé par les compagnies aériennes de Lufthansa Group et Navan, qui apporte sa technologie de pointe. Elle est un outil idéal pour permettre aux entreprises, aux travel managers et aux collaborateurs de réaliser des économies de temps et d’argent sur les déplacements professionnels. Comment ? En mutualisant les besoins de voyage d’affaires au sein d’un site tout-en-un. Avec BusinessToGo, il est concrètement possible de réserver à la fois et au même endroit un trajet en avion (incluant des tarifs NDC), en train, une voiture de location et un hôtel. Les résultats affichés répondent à la politique de voyage, préalablement renseignée par l’entreprise, ce qui permet de cibler des déplacements dans les budgets et les normes de sécurité fixés. De plus, PartnerPlusBenefit, le programme de fidélité pour les entreprises de Lufthansa Group, est également intégré à BusinessToGo. Cela permet aux membres de continuer à cumuler des points sur les vols des compagnies aériennes partenaires et de les utiliser sur la plateforme.

Une fois les réservations réalisées, les collaborateurs ont toutes les informations liées aux voyages d’affaires dont les mises à jour en temps réel pour éviter de mauvaises surprises et des dépenses supplémentaires imprévues. De quoi garantir, en plus, une visibilité et une sécurité. À l’aide de la technologie, le processus des voyages d’affaires est rationalisé et permet enfin aux entreprises de réaliser des économies !

(1) ACTE/American Express Global, Booking Tools and Technologies, 2019.

Ce contenu a été réalisé en partenariat avec Lufthansa Group. La rédaction de BFM Business n’a pas participé à la réalisation de ce contenu.

En partenariat avec Lufthansa Group