Comment assurer la gestion optimale des achats en entreprise ?

La gestion des achats est la pierre angulaire pour des entreprises de commerce de détail et la dématérialisation a largement participé à son optimisation. À compter du mois de juillet 2024, une réforme obligera les entreprises à intégrer l'identification électronique dans les processus administratifs et d'achat. Comment les entreprises doivent accueillir et se préparer à cette réglementation pour maintenir une gestion des achats optimale et performante ?

Dématérialiser la gestion des achats

À l'ère du tout numérique et encore plus depuis la pandémie, beaucoup d'entreprises - quelle que soit leur activité - digitalisent leurs tâches internes et externes. À partir de juillet 2024 et jusqu'en 2026, les micro-entreprises comme les PME ou les grands groupes assujettis à la TVA devront se soumettre progressivement à une législation numérique européenne pour, traiter des factures électroniques dans un premier temps, puis en envoyer elle-même dans un second temps. Cette nouvelle mesure encadrant les transactions des entreprises a pour objectif de lutter contre les formes de fraudes fiscales et à la TVA, en plus de renforcer le suivi de ces échanges. Son but final ? Fluidifier et sécuriser les processus, optimiser les délais de règlement et ainsi améliorer la performance des entreprises.

Les sociétés devront donc intégrer cette réglementation à leurs opérations de facturation. Pour ce faire, elles pourront passer par un opérateur de dématérialisation (OP), par le portail public de facturation Chorus Pro (PPF) ou une plateforme de dématérialisation partenaire. Celles-ci sont chargées de recevoir et contrôler les factures, d'en extraire les données pour les communiquer au PPF et garantir l'e-reporting de leur TVA. Elles permettent une mise en conformité des factures, une gestion optimale des achats et un meilleur contrôle du budget. À l'heure de la transition numérique en entreprise, cette dématérialisation de la facturation, aussi appelée Procure-to-Pay, est indispensable pour permettre aux organisations de gagner en performance.

Comment les processus dématérialisés participent efficacement aux prises de décisions d'une entreprise? © ESKER

L'importance de l'approvisionnement dans le développement des produits

Si la performance d'une entreprise de commerce de détail se chiffre par ses bons résultats, elle doit également se mesurer par sa capacité à bien gérer son approvisionnement et opérer les bons choix d'achats. Les processus dématérialisés font partie intégrante de ces prises de décisions par le traitement, le suivi et l'analyse des données associées. Le développement d'un catalogue de produits passe par un sourcing stratégique basé sur une lecture quantitative et qualitative des stocks.

L'objectif ? Permettre à toute entreprise de conjuguer la croissance de ses ventes et de ses bénéfices avec optimisation de ses coûts d'achats. La première étape du tunnel consiste à sourcer des fournisseurs de confiance, des produits aux normes, des choix logistiques et enfin une bonne gestion des stocks. Ce dernier est un élément déterminant dans la chaîne. En pilotant au mieux le niveau des stocks au regard des ventes, cela permet à une société de mieux maîtriser ses approvisionnements pour éviter tout surstockage ou à l'inverse des ruptures de stock. En documentant numériquement la gestion des achats (référence, prix, quantité, date, etc.) et à l'aide des bons indicateurs, le suivi et l'analyse de l'état des stocks permettent d'adapter la pression des achats en fonction des performances de ventes.

Si cette gestion est précise, elle permet aussi d'identifier et maîtriser les risques fournisseurs d'un côté comme des erreurs d'approvisionnement, mais aussi côté clients en cas de problèmes de paiement. Des indicateurs permettront également de surveiller et anticiper de potentiels risques dans la chaîne d'approvisionnement. En résumé, la dématérialisation apporte une vision stratégique sur la chaîne d'approvisionnement pour développer ou cibler sa stratégie commerciale.

Gérer les risques et mettre en place des indicateurs de performance

La gestion des achats et de l'approvisionnement est aussi une question d'analyse et de risque. Plusieurs indicateurs de performance permettent de bien analyser cela :

• Le rendement ou retour sur investissement (ROI) représente le coût total par rapport aux économies réalisées.
• Le prix moyen d'une commande dans votre entreprise, ce qui permet de proposer des tarifs en adéquation avec la clientèle.
• La conformité des commandes, c'est-à-dire le nombre de contrats non conformes par rapport au nombre total. Un indicateur qui garantit la fiabilité de l'approvisionnement.
• Le taux de défaillance des fournisseurs permettant d'identifier la qualité individuelle de chacun notamment concernant les normes et les délais respectés.
• Le taux d'acheminement en urgence est l'approvisionnement urgent pour éviter une rupture de stock qui est à étudier afin de réduire les coûts de transports, de bilan carbone et les situations similaires.
• Le délai, mesuré en jour, entre le passage de commande et la sortie d'usine.

Ces KPI ou ICP, pour indicateurs clés de performance, permettent d'optimiser la gestion des achats, et s'appliquent à tous les domaines d'activité.

Ce contenu a été réalisé en partenariat avec ESKER. La rédaction de BFM Business n'a pas participé à la réalisation de ce contenu.

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