Follow l’Expert : comment réussir sa transition numérique, ou digitaliser pour gagner en performance ?

Pour ce septième épisode de la saison 2 de Follow l’Expert, le thème abordé en plateau sera l’un des enjeux les plus importants au cours de ces dernières années : la transition numérique et la digitalisation. Une évolution nécessaire pour permettre à son entreprise de rentrer dans une nouvelle ère. Et pas n’importe laquelle : l’ère numérique.

Comme dans chaque numéro de Follow l’Expert, Guillaume Paul reçoit plusieurs protagonistes, pour poser des questions, mais surtout apporter des réponses. Pour cela, Sanaa Moussaïd, vice-présidente du Conseil supérieur de l’ordre des experts-comptables à Paris, sera en plateau, accompagnée par Bénédicte Sanson, déléguée générale et cofondatrice du Moovjee (Mouvement pour les jeunes et les étudiants entrepreneurs), habituée de l’émission, qui accompagne les jeunes entrepreneurs venus exposer leur situation. Face à elles donc, deux entrepreneurs, qui ont chacun des problématiques bien spécifiques. Ce mois-ci, Follow l’Expert reçoit Gilles Delaporte et Coline Juin. Le premier est cofondateur et directeur associé de Pour Faire Simple, une agence de communication audiovisuelle créée en 2013, qui conçoit et réalise des capsules vidéo sur mesure. La seconde est cofondatrice et présidente de Moona, une entreprise qui depuis 2016, se consacre à la qualité du sommeil, avec la vente de produits qui permettent de réguler la température de son oreiller. Pour ces deux entreprises, les enjeux numériques sont donc bien différents, mais tout aussi importants. 

Mais tout d’abord, qu’est-ce que la digitalisation ? Tout simplement le passage du physique au numérique, en conservant les données d’une entreprise non plus en papier dans des archives conséquentes (et posant des problèmes de stockage, en plus de ne pas être très écologique), mais en version numérique, avec des fichiers accessibles en ligne, via diverses plateformes de gestion. Des solutions innovantes et pratiques, mises en place dans de nombreuses entreprises pour les fiches de paie, documents administratifs, agendas, documents de travail ou autres outils nécessaires. Plus besoin de la tant redoutée “paperasse” : chaque collaborateur peut avoir accès à tout ce dont il a besoin depuis un appareil (ordinateur, smartphone, tablette) en quelques clics.

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Pour beaucoup de PME et TPE, la gestion du rapprochement bancaire consiste à assurer le suivi de la trésorerie et des factures. Ce qui permet le suivi quotidien, mais ne permet pas de se projeter dans un futur à court, moyen ou long terme. Pour utiliser la digitalisation comme levier de croissance, il existe pourtant des solutions, que son expert-comptable peut aider à mettre en place. Tout d’abord en accompagnant la transformation des process. Pour passer à la digitalisation, une petite entreprise qui utilise encore des factures papier va devoir se munir d’un OCR. En anglais, cela signifie Optical Character Recognition, soit la reconnaissance optique de caractères. Un scanner amélioré, qui va permettre de numériser toutes les données encore consignées sur papier, pour constituer les archives de l’entreprise, et créer une comptabilité en ligne. Une fois ces données enregistrées, il devient alors plus facile de les analyser et d’avoir un suivi des comptes et du cahier des charges en temps réel.

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Les outils à utiliser vont ensuite dépendre des stratégies mises en place par chaque entreprise, dont les besoins diffèrent forcément selon les secteurs d’activité. Dans le cas d’une entreprise qui vend des produits à l’étranger, il faut bien intégrer que la législation dans d’autres pays est souvent différente de la législation française, avec d’autres mentions à apposer, et d’autres contraintes à observer. Pour optimiser les process, il existe des API (Application Programming Interface, soit interface de programmation d’application). Des outils informatiques qui permettent concrètement de gagner du temps, et se consacrent à différentes activités : gestion des courriels, des transactions, des registres, etc… L’expert-comptable peut recommander les plus utiles selon l’activité et les besoins de chaque entreprise. Et peut aussi donner des conseils sur une question essentielle : celle de la cyber-sécurité. Pour bien contrôler qui alimente et a accès aux données, certaines mesures doivent être en place, notamment au regard du RGPD (Règlement Général de la Protection des Données). Des outils qui peuvent également permettre d’analyser le comportement des clients. Dans le cas de Moona, l’entreprise qui vend des oreillers qui régulent la température, Sanaa Moussaïd propose par exemple de vérifier si les commandes ne sont pas plus importantes le lundi matin, et donc de mettre en place des ventes flash à ce moment-là, où les clients potentiels sont plus nombreux.

Pour maîtriser la digitalisation de son entreprise sur le bout des doigts, il ne faut donc pas hésiter à consulter son expert-comptable, qui saura faire les recommandations nécessaires et pertinentes par rapport à la stratégie de l’entreprise.

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Diffusions de l’émission samedi 7 mars à 18h, et dimanche 8 mars à 14h30.

En partenariat avec l'Ordre des experts-comptables