Baisse de la concentration, notifications... Faut-il interdire les smartphones en réunion?

L’usage intempestif du téléphone portable pendant les réunions est source de conflits en entreprises. Alors que notre capacité de concentration baisse, faut-il s’empêcher de plonger dans son écran pendant les monologues de nos collègues?

Depuis bientôt une heure, les slides du powerpoint de votre chef défilent sur l’écran. Tête baissée, vous pianotez sur votre téléphone portable, l’air inspiré sur une tâche (très) prenante. Les mails défilent plus vite que les chiffres présentés à voix haute par ce manager. Bilan de la réunion: une dizaine de réponses envoyées, quelques messages supprimés et la sensation d’un sacré bout de temps perdu.

“Je pense qu'il faut se poser la question du sujet de la réunion et de la manière dont on mène la réunion”, juge Paule Boffa Comby, Présidente de ReThink & Lead. Est-ce donc la faute de la réunion et non pas de ceux qui y sont conviés?

“Si les gens ne participent pas, c'est probablement [qu’il s’agit d’une] réunion ‘chambre d'enregistrement’, détaille l’experte en management sur BFM Business. En clair, que trop de collaborateurs y sont invités…pour rien".

Elle pointe notamment l’absence de circulation de la parole dans ces instances censées être des espaces de discussions.

Des participants pas toujours concernés

Tous les participants à une réunion sont-ils utiles à celle-ci? Les auditeurs de l’émission Avec Vous témoignent de rassemblements de salariés aux postes très différents autour d’une même table. Pour un propos jugé trop général ou qui ne concerne pas le domaine d’expertise des employés.

“Le manager doit se poser des questions” sur le contenu de la réunion programmée, estime Paule Boffa-Comby. Elle conseille par exemple, de définir un ordre du jour et de s’y tenir.

Réduire la durée des réunions

La critique la plus récurrente vise la durée des réunions. Qui n’a jamais vu son esprit divaguer dans tel cénacle? Liste de courses, repas des enfants, demande urgente au bureau: les raisons de décrocher sont pléthoriques.

“Je pense qu’on a beaucoup de choses à apprendre des pays nordiques qui savent faire des réunions courtes, qui démarrent à l’heure, qui sont rythmées”, raconte Mireille Blaess.

La vice-présidente de Human Capital assure que nos voisins sont plus efficaces puisqu’ils “attendent une réponse de toutes les parties prenantes. Et il y a une pause au bout de 50 minutes, et un petit encas.” Une méthode exportable? Pas sûr, tant nous sommes spécialistes des réunions qui ne démarrent pas à l’heure.”

Notre capacité de concentration en question

Pour autant, l'organisation de la réunion ne peut être la seule responsable de nos pianotages intempestifs sur nos smartphones. “L’autre sujet c’est aussi la capacité de concentration des gens et on observe des générations qui sont de moins en moins concentrées”, juge la spécialiste en ressources humaines sur BFM Business.

Avec vous du mercredi 6 mars

45:19

Dans son livre, La Civilisation des poissons rouges, Bruno Patino avance que “les ingénieurs de Google ont réussi à calculer la durée maximale de l'attention [du dit poisson, ndlr]: 8 secondes. Ces mêmes ingénieurs ont évalué la durée d’attention de la génération des millenials, celle qui a grandi avec les écrans connectés: 9 secondes.”

Bonne nouvelle cependant, cette baisse du temps de concentration n’est pas irrémédiable. “En neurosciences on apprend à se concentrer et ce, à tout âge”, précise Mireille Blaess sur BFM Business. “Est-ce que l’entreprise ne doit pas l’enseigner à ses collaborateurs, surtout à des générations qui ne sont pas naturellement concentrées ?”, s’interroge l’experte.

Peut-on encadrer l’utilisation du téléphone en réunion?

Peut-on donc demander aux participants de la réunion de mettre leur téléphone dans une boîte fermée ou, moins extrême peut-être, de retourner son téléphone jusqu’à la fin des discussions?

“On peut leur demander de l’éteindre”, confirme Xavier Dulin, avocat associé chez Barthelemy.

Mais la théorie du droit est contrariée par la réalité de la vie de bureau. “La volonté de regarder son téléphone portable à 20h est plus importante qu’à 18h, il faut intégrer cela, poursuit ce dernier. Il y a des personnes qui ont des enfants à aller chercher, parfois [la réunion fixée] trop tôt le matin. Mais si ces règles sont respectées, l’employeur est légitime à fixer des règles de concentrations pendant ces horaires de travail".

Le télétravail ou le piège des tâches multiples

“Au-delà du téléphone, il y a un souci sur la visio”. La DRH de la plateforme LeHibou pointe cette tendance qui consiste “à travailler et à lire ses mails en même temps”. L’experte de l’émission Avec Vous plaide donc pour des réunions en physique. Avec moins d’ordinateurs, donc moins de possibilités d'écrans et de travail parallèle.

Pierre Cannet abonde: “les réunions en distanciel, il faut clairement éviter”.

En cause pour le PDG de Blue Search: notre attention collective. “Ce n’est pas la même concentration, ce ne sont pas les mêmes interactions, il n’y a pas les mêmes émotions qui passent, parce qu’on a perdu des gens en route et qu’on ne peut pas en permanence utiliser les fonctionnalités de Teams pour lever la main et dire ‘j’interviens’".

Et encore, le problème se pose avec d’autant plus de vigueur lorsque les collaborateurs ne se connaissent pas. Comme pendant les phases d’entretiens d’embauche.

“Aujourd’hui, 60% des entretiens de recrutement se font à distance, car les candidats trouvent beaucoup plus confortable de ne pas se déplacer”, expose-t-il à regret.

La solution réside peut-être dans la maîtrise de soi, pour ne pas répondre à toutes les sollicitations intempestives et à prendre des notes pendant la réunion, pour tenter de rester concentrer. Et à prendre la parole si possible. Toute une discipline à acquérir.

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Sofiane Aklouf